Peppol in België: de verplichte elektronische factuur

Sinds 1 januari 2026 volstaat een pdf-factuur per e-mail niet meer tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen. De factuur moet elektronisch en gestructureerd zijn, rechtstreeks uitgewisseld van software naar software, in de praktijk via het Peppol-netwerk. De tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij. En werk je alleen voor particulieren, leg het onderwerp dan niet te snel opzij: de verplichting geldt ook voor de facturen die je ontvangt.

Wie het moet doen

De verplichting geldt voor alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen, voor de facturen die ze elkaar sturen. Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling vallen er in principe ook onder. Ondernemingen die niet in België gevestigd zijn, ook als ze hier voor btw geïdentificeerd zijn, vallen er niet onder.

Voor een vakman of aannemer in de bouw geeft dat drie concrete gevallen:

• je factureert een renovatie aan een particulier: die factuur valt niet onder de verplichting, een pdf of papier blijft mogelijk;
• je factureert een vennootschap of een andere aannemer, bijvoorbeeld in onderaanneming: de factuur moet elektronisch en gestructureerd zijn;
• je koopt je materialen bij een Belgische groothandel: je moet zijn elektronische facturen kunnen ontvangen, ook als je zelf alleen aan particulieren factureert.

Hoe het werkt

Gestructureerde facturen circuleren via Peppol, een gedecentraliseerd netwerk dat de FOD BOSA vergelijkt met een telecommunicatienetwerk. Je facturatie- of boekhoudsoftware maakt er verbinding mee, meestal via een Peppol-dienstverlener, en je klant of leverancier doet hetzelfde. De factuur reist in een gestructureerd formaat (UBL), dat de ontvangende software rechtstreeks kan lezen.

Bijlagen die een factuur aanvullen (een vorderingsstaat, een leveringsbon) maken juridisch deel uit van de factuur: ze reizen mee in het UBL-bestand, niet via een aparte e-mail.

De officiële site efactuur.belgium.be publiceert een lijst van softwareoplossingen, waarvan sommige (gedeeltelijk) gratis of goedkoop zijn voor ondernemingen die weinig facturen versturen.

Tolerantie voorbij, sancties mogelijk

Tijdens de eerste drie maanden van 2026 legde de FOD Financiën geen sancties op aan ondernemingen die konden aantonen dat ze tijdig hun maatregelen hadden genomen. Die algemene tolerantie is voorbij. Een gerichte tolerantie voor zelffacturatie (de factuur die de klant opmaakt) liep tot en met 30 juni 2026. Vandaag blijft een boete mogelijk, en elke situatie wordt afzonderlijk beoordeeld.

Kan je klant technisch geen elektronische factuur ontvangen, dan moet je nog altijd factureren, bijvoorbeeld op papier of in pdf, en moet hij zich zonder uitstel in orde stellen.

De fiscale steuntjes

Om de kosten van de aanpassing te compenseren, bestaan er twee maatregelen voor kmo's en zelfstandigen: de investeringsaftrek voor digitale investeringen steeg naar 20 % sinds 1 januari 2025, en voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 kunnen kleine kmo's en zelfstandigen die facturatiesoftware per abonnement betalen, een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen.

En het bewaren van facturen?

De regels zijn niet veranderd: je bewaart de gestructureerde elektronische factuur gedurende de volledige wettelijke bewaartermijn, en je moet ze in die hele periode leesbaar kunnen maken, via een pdf of een weergavetool. Vraag je softwareleverancier hoe hij dat regelt.

Wat Batizzy doet

In Batizzy koppelt elke pro zijn eigen Peppyrus-account, een Peppol-toegangspunt, in zijn instellingen. Een uitgegeven factuur kan dan in UBL naar de bestemmeling vertrekken, na controle van diens Peppol-identificatie (ondernemingsnummer of btw-nummer). Facturen die op dat account binnenkomen, worden één keer per dag opgehaald. Je kunt ook het UBL-bestand van een factuur downloaden om het anders te versturen.

Je facturen aan particulieren blijven per e-mail vertrekken, als pdf, met een link naar de factuur.

Mijn pro-account aanmaken of onze 7 verplichte vermeldingen op een offerte lezen.