Peppol in Belgien: die Pflicht zur E-Rechnung erklärt

Seit dem 1. Januar 2026 genügt eine PDF-Rechnung per E-Mail zwischen zwei mehrwertsteuerpflichtigen belgischen Unternehmen nicht mehr. Die Rechnung muss elektronisch und strukturiert sein, direkt von Software zu Software ausgetauscht, in der Praxis über das Peppol-Netz. Die Toleranzphase der ersten drei Monate 2026 ist vorbei. Und wenn Sie nur für Privatkunden arbeiten, legen Sie das Thema nicht zu schnell beiseite: Die Pflicht betrifft auch die Rechnungen, die Sie erhalten.

Wer betroffen ist

Die Pflicht gilt für alle in Belgien niedergelassenen, mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, für die Rechnungen, die sie einander stellen. Kleinunternehmen in der Steuerbefreiungsregelung sind grundsätzlich ebenfalls betroffen. Unternehmen, die nicht in Belgien niedergelassen sind, auch wenn sie hier für die MwSt. erfasst sind, fallen nicht darunter.

Für einen Handwerker oder Bauunternehmer ergeben sich drei konkrete Fälle:

• Sie stellen einem Privatkunden eine Renovierung in Rechnung: Diese Rechnung fällt nicht unter die Pflicht, PDF oder Papier bleiben möglich;
• Sie stellen einer Gesellschaft oder einem anderen Unternehmer eine Rechnung, etwa als Subunternehmer: Die Rechnung muss elektronisch und strukturiert sein;
• Sie kaufen Ihr Material bei einem belgischen Großhändler: Sie müssen seine elektronischen Rechnungen empfangen können, auch wenn Sie selbst nur Privatkunden Rechnungen stellen.

So funktioniert es

Strukturierte Rechnungen laufen über Peppol, ein dezentrales Netz, das der FÖD BOSA mit einem Telekommunikationsnetz vergleicht. Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware verbindet sich damit, meist über einen Peppol-Dienstleister, und Ihr Kunde oder Lieferant tut dasselbe. Die Rechnung reist in einem strukturierten Format (UBL), das die empfangende Software direkt lesen kann.

Anhänge, die eine Rechnung ergänzen (eine Abschlagsaufstellung, ein Lieferschein), sind rechtlich Teil der Rechnung: Sie reisen mit ihr in der UBL-Datei, nicht per separater E-Mail.

Die offizielle Website erechnung.belgium.be veröffentlicht eine Liste von Softwarelösungen, darunter einige (teilweise) kostenlose oder günstige für Unternehmen mit wenigen Rechnungen.

Toleranz vorbei, Sanktionen möglich

In den ersten drei Monaten 2026 hat der FÖD Finanzen Unternehmen nicht sanktioniert, die nachweisen konnten, dass sie rechtzeitig Vorkehrungen getroffen hatten. Diese allgemeine Toleranz ist vorbei. Eine gezielte Toleranz für die Gutschrift im Abrechnungsverfahren (die vom Kunden erstellte Rechnung) lief bis einschließlich 30. Juni 2026. Heute bleibt ein Bußgeld möglich, und jeder Fall wird einzeln geprüft.

Kann Ihr Kunde technisch keine elektronische Rechnung empfangen, müssen Sie trotzdem eine Rechnung ausstellen, zum Beispiel auf Papier oder als PDF, und er muss sich unverzüglich in Ordnung bringen.

Steuerliche Erleichterungen

Um die Kosten der Umstellung auszugleichen, gibt es zwei Maßnahmen für KMU und Selbständige: Der Investitionsabzug für digitale Investitionen liegt seit dem 1. Januar 2025 bei 20 %, und für die Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027 können kleine KMU und Selbständige, die eine Rechnungssoftware im Abonnement bezahlen, einen erhöhten Kostenabzug von 120 % anwenden.

Und die Aufbewahrung der Rechnungen?

Die Regeln haben sich nicht geändert: Sie bewahren die strukturierte elektronische Rechnung während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf und müssen sie in dieser ganzen Zeit lesbar machen können, über ein PDF oder ein Anzeigeprogramm. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, wie er das löst.

Was Batizzy übernimmt

In Batizzy verbindet jeder Profi in seinen Einstellungen sein eigenes Peppyrus-Konto, einen Peppol-Zugangspunkt. Eine ausgestellte Rechnung kann dann im UBL-Format an den Empfänger gehen, nachdem dessen Peppol-Kennung (Unternehmens- oder MwSt.-Nummer) geprüft wurde. Rechnungen, die auf diesem Konto eingehen, werden einmal täglich abgerufen. Sie können die UBL-Datei einer Rechnung auch herunterladen, um sie auf anderem Weg zu versenden.

Ihre Rechnungen an Privatkunden gehen weiterhin per E-Mail hinaus, als PDF, mit einem Link zur Rechnung.

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