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Handwerker: 5 Hebel für weniger Büroarbeit
Angebote aus Vorlagen, Annahme online, Nummerierung, Erinnerungen, Rechnung aus dem Angebot: fünf Gewohnheiten, um weniger Abende mit Papierkram zu verbringen.
Vom Batizzy-TeamVeröffentlicht am Aktualisiert am 2 Min. Lesezeit
Abends, wenn die Baustelle zu ist, warten noch die Angebote, die rausmüssen, die Rechnungen, die geschrieben werden wollen, und die Erinnerungen, die man immer wieder verschiebt. Für einen Selbständigen im Bau läuft die Woche oft genau dort über. Sie müssen niemanden einstellen, um die Kontrolle zurückzugewinnen: Fünf Gewohnheiten nehmen einen guten Teil des wiederkehrenden Papierkrams ab.
1. Von Angebotsvorlagen ausgehen
Die Falle: jedes Angebot auf einem leeren Blatt neu aufbauen. Der Hebel: ein paar Standardvorlagen pflegen (Küchenrenovierung, Bad, Dachdämmung...) mit bereits eingetragenen Zeilen, Einheiten und Grundpreisen. Dann passen Sie nur noch Mengen und Besonderheiten der Baustelle an.
Eine gute Vorlage verhindert auch Lücken: Abbruch, Schuttabfuhr oder der Schutz der Räume stehen ein für alle Mal darin.
2. Das Angebot online annehmen lassen
Die Falle: ausdrucken, unterschreiben lassen, scannen, zurückschicken. Der Hebel: ein Angebot, das der Kunde online annimmt, vom Handy aus, oder am Ende der Besichtigung direkt vor Ort unterschreibt.
Auf Batizzy speichert die Annahme einen Fingerabdruck des angenommenen Dokuments: Bei Unstimmigkeiten wissen Sie genau, welche Fassung angenommen wurde und wann. Einmal versendet, lässt sich das Angebot nicht mehr ändern: Eine Korrektur läuft über eine Überarbeitung.
3. Die Nummerierung der Software überlassen
Die Falle: von Hand nummerieren, eine Nummer vergessen, eine andere doppelt vergeben. Der Hebel: ein System, das selbst nummeriert, in einer fortlaufenden Reihe.
Auf Batizzy erhält eine Rechnung ihre Nummer in dem Moment, in dem Sie sie ausstellen, nie vorher. Ein verworfener Entwurf hinterlässt also keine Lücke in der Reihe.
4. Erinnerungen einplanen
Die Falle: Ein versendetes Angebot ist kein angenommenes Angebot, und eine versendete Rechnung ist keine bezahlte Rechnung. Der Hebel: höfliche Erinnerungen einplanen, statt zwischen zwei Baustellen daran zu denken.
Batizzy bietet automatische Erinnerungen für Angebote und unbezahlte Rechnungen, mit E-Mail-Vorlagen, die Sie an Ihren eigenen Ton anpassen.
5. Die Rechnung aus dem Angebot erstellen
Die Falle: die Zeilen des Angebots in die Rechnung abtippen und sich jedes zehnte Mal vertun. Der Hebel: das angenommene Angebot in eine Rechnung umwandeln, ohne erneute Eingabe.
Für Ihre gewerblichen Kunden kann die Rechnung danach im strukturierten Format versendet werden, das seit dem 1. Januar 2026 Pflicht ist, über Peppol (siehe unseren Artikel zu Peppol).
Was Sie davon haben
Jeder Hebel für sich wirkt bescheiden. Zusammen nehmen sie vor allem die Aufgaben ab, die jeden Tag wiederkommen, dem Kunden nichts bringen und immer auf morgen verschoben werden. Die gewonnene Zeit sehen Sie schnell, in Ihrer Woche und in Ihrer Kasse, wenn die Erinnerungen pünktlich rausgehen.
Software ersetzt nicht das Handwerk. Sie gibt Ihnen die Zeit zurück, die Sie mit dem verlieren, was auf der Baustelle niemand sieht. Mein Profi-Konto anlegen oder unsere 7 Angaben, die Sie auf einem Angebot prüfen sollten lesen.